Facturas y documentación fiscal
Facturas y documentación fiscal
Contar con la documentación adecuada es clave para la contabilidad de tu negocio y para tus obligaciones fiscales. AtoShip te ofrece registros de facturación completos.
Cómo ver tus facturas
Estados de cuenta mensuales:
Dashboard → Billing → Statements
Contenido del estado de cuenta:
- Saldo inicial
- Todas las transacciones
- Depósitos/créditos
- Compras de etiquetas
- Ajustes
- Saldo final
Calendario de estados de cuenta
Estado de cuenta mensual:
| Periodo | Fecha de disponibilidad |
|---|---|
| Enero | 1 de febrero |
| Febrero | 1 de marzo |
| Diciembre | 1 de enero |
Acceso en tiempo real:
- Los datos del mes en curso están siempre disponibles
- Consulta las transacciones pendientes
- Exporta en cualquier momento
Cómo descargar los estados de cuenta
Opciones de descarga:
- Ve a Billing → Statements
- Selecciona el mes/año
- Elige el formato:
- PDF (para tus archivos)
- CSV (para tu software contable)
- Excel (para análisis)
Comprobantes de transacciones individuales
Comprobantes por transacción:
- Se generan por cada pago
- Se generan por cada compra de etiqueta
- Disponibles de inmediato
- En formato PDF
Cómo encontrar los comprobantes:
Billing → Transactions → Click Transaction → Download Receipt
Contenido del comprobante
El comprobante de pago incluye:
- ID de la transacción
- Fecha y hora
- Importe
- Método de pago (últimos 4 dígitos)
- Saldo después de la transacción
El comprobante de etiqueta incluye:
- Número de rastreo
- Transportista y servicio
- Origen y destino
- Detalles del paquete
- Desglose de costos
Documentación fiscal
Resumen anual: Disponible cada enero para el año anterior:
- Total de gastos de envío
- Depósitos realizados
- Reembolsos recibidos
- Costo neto de envíos
Cómo descargar los documentos fiscales:
- Ve a Billing → Tax Documents
- Selecciona el año fiscal
- Descarga el resumen en PDF
Seguimiento de gastos del negocio
Cómo clasificar los gastos: Los gastos de AtoShip suelen ubicarse en:
- Envíos y entregas
- Franqueo y flete
- Gastos operativos
Integración con tu contabilidad:
- Exportación a QuickBooks
- Integración con Xero
- CSV para importación manual
- API para sistemas personalizados
Informes de desglose de costos
Los informes detallados incluyen:
- Gasto por transportista
- Gasto por tipo de servicio
- Gasto por periodo
- Costo promedio por envío
Cómo generar los informes:
Reports → Billing → Cost Analysis
Facturación multi-entidad
Para organizaciones:
- Estados de cuenta consolidados
- Desglose por equipo
- Asignación por departamento
- Seguimiento por centro de costos
Conservación de registros
AtoShip conserva:
| Tipo de documento | Periodo de conservación |
|---|---|
| Estados de cuenta | 7 años |
| Comprobantes | 7 años |
| Registros de transacciones | Indefinido |
| Etiquetas | 3 años |
Cómo solicitar documentación
¿Necesitas algo en particular? Contacta a soporte para:
- Rangos de fechas personalizados
- Detalles de transacciones específicas
- Documentación para auditorías
- Cartas de verificación de cuenta
Deducciones fiscales
Por lo general son deducibles:
- Costos de envío del negocio
- Gastos de franqueo
- Materiales de embalaje (registrados por separado)
- Envíos de devolución
Consulta a un profesional fiscal:
- Las reglas varían según el tipo de negocio
- Los requisitos estatales difieren
- Considera los aspectos internacionales
Informes automáticos
Programa informes periódicos:
- Ve a Reports → Scheduled
- Selecciona el tipo de informe
- Elige la frecuencia
- Configura el correo del destinatario
- Guarda la programación
Frecuencias disponibles:
- Resumen diario
- Compendio semanal
- Estado de cuenta mensual
- Resumen trimestral
Factura vs. comprobante
Entiende la diferencia:
| Documento | Propósito |
|---|---|
| Factura | Solicitud de pago |
| Comprobante | Prueba de pago |
| Estado de cuenta | Resumen del periodo |
El modelo de AtoShip: Como AtoShip funciona con prepago:
- No hay facturas (pagas antes de usar el servicio)
- Comprobantes por los depósitos
- Comprobantes por las compras de etiquetas
- Estados de cuenta mensuales
Exportar para tu contador
Mejor formato según el software:
| Software | Mejor formato |
|---|---|
| QuickBooks | CSV o QBO |
| Xero | CSV |
| FreshBooks | CSV |
| Excel | XLSX |
| Personalizado | API |
Preguntas frecuentes
P: ¿Puedo obtener una factura en lugar de un comprobante? R: Contacta a soporte para solicitar documentación en formato de factura si tu contabilidad lo requiere.
P: ¿Hasta qué tan atrás puedo obtener estados de cuenta? R: Están disponibles todos los estados de cuenta desde la creación de la cuenta.
P: ¿Puedo combinar varios meses? R: Usa la función de exportación con rango de fechas personalizado.
P: ¿Los estados de cuenta se envían por correo automáticamente? R: Actívalo en Settings → Notifications → Billing.